Nombreuses sont les petites et moyennes entreprises qui se demandent si elles doivent mettre en place le bilan annuel pour leurs collaborateurs. Beaucoup d’entres elles pensent que c’est une perte de temps et d’autres hésitent en repoussant l’échéance d’une année à l’autre. Est-ce une obligation légale ? Cet entretien est-il réellement nécessaire ? Cet article a pour objectif de clarifier la situation et de répondre à l’interrogation : l’entretien annuel est-il nécessaire ?
L’entretien annuel, c’est quoi ?
Cet entretien est ouvert à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise et ce, peu importe le temps et le contrat de travail : CDI, CDD, Contrat de professionnalisation ou d’apprentissage et Intérim (longue durée). Il doit obligatoirement avoir lieu pendant le temps de travail et dans les locaux de l’entreprise.
Afin d’être constructif et productif, l’entretien annuel doit être préparé en amont par le collaborateur et le Manager. Pour cela, il est vivement conseillé d’envoyer une trame aux collaborateurs afin que tout le monde utilise le même modèle, créé pour l’entreprise. Ensuite, le processus doit laisser suffisamment de temps à la préparation du bilan annuel par le collaborateur mais aussi par le Manager en fixant des dates limites raisonnables.
Sauf mentions spécifiques dans l’accord de branche ou d’entreprise, l’entreprise est libre de définir la période des entretiens ainsi que le contenu en fonction de sa stratégie. Enfin, un état des lieux devra avoir lieu tous les 6 ans afin de faire un récapitulatif du parcours professionnel du collaborateur. Un compte-rendu sera rédigé et une copie sera remise au collaborateur.
Obligatoire ou non ?
L’entretien annuel est la fusion de 2 entretiens. L’entretien d’évaluation annuel qui n’est pas obligatoire et
l’entretien professionnel, qui lui, est une obligation légale. La différence majeure entre l’entretien d’évaluation annuel et l’entretien professionnel se trouve au niveau de l’évaluation du travail du collaborateur. Dans l’entretien annuel, le Manager évalue le travail et les performances du collaborateur et dans l’entretien professionnel, il accompagne le collaborateur dans son parcours professionnel.
C’est pour cette raison qu’il est préférable de faire un entretien d’évaluation annuel en divisant l’entretien en 2 parties :
1ère partie : l’évaluation professionnelle
2ème partie : les perspectives professionnelles
Ainsi, en fusionnant les 2 entretiens en un seul, l’entreprise assure un suivi continu de ses collaborateurs et les motive au fil du temps. Pour veiller à ce que tous les points importants soient abordés et discutés durant le bilan annuel, la trame de l’entretien annuel doit être construite de manière stratégique et logique. Il est important également de s’assurer que les collaborateurs comprennent parfaitement le processus et comment remplir la trame. Il est donc vivement conseillé que la trame soit simple et contienne des explications à chaque étape.
Le but de l’entretien annuel
L’entretien annuel est un échange entre le collaborateur et son Manager. Le terme « échange » est très important car cela veut dire qu’il faut laisser le collaborateur s’exprimer afin qu’il puisse partager son ressenti et ses attentes futures. Généralement, cet entretien a pour but de faire un bilan global sur les réalisations en lien avec les objectifs fixés en début d’année mais c’est aussi un moment important pour le collaborateur et son parcours professionnel.
Le rôle du Manager est de mettre en place un plan d’action pour aider les collaborateurs à atteindre leurs objectifs professionnels, d’identifier les besoins en termes de formation professionnelle puis de mettre en place un plan de développement personnalisé. En clair, l’entretien annuel permet :
• Identifier les forces et les axes d’amélioration
• Féliciter sur l’atteinte des objectifs et/ou reconnaître des efforts fournis
• Échanger sur les difficultés rencontrées
• Faire un point sur les compétences à date
• Définir ou mettre à jour le projet professionnel à court, moyen et long terme
• Ciblez les formations nécessaires en fonction des axes d’amélioration ou des souhaits d’évolution
• Proposer un plan de formations et proposer un accompagnement personnalisé
• Discuter des objectifs pour l’année à venir
L’entretien professionnel
L’entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans à partir de la date de recrutement dans l’entreprise. Cet entretien entre le collaborateur et l’employeur a pour objectif d’envisager ses perspectives d’évolution professionnelle ainsi que les formations nécessaires. Durant l’entretien professionnel, le Manager échange avec son collaborateur sur ses qualifications et ses besoins en termes de formations. Important, 3 points doivent impérativement être partagés avec le collaborateur :
• Comment activer et utiliser son compte personnel de formation appelé le CPF. Utilisable par tous les salariés durant sa vie active, y compris durant une période de chômage, il permet de suivre une formation professionnelle qualifiante ou certifiante : La formation création d’entreprise de Tricolor Expertise.
• La possibilité de faire une validation des acquis de l’expérience professionnelle, appelée aussi VAE : Les étapes de la démarche vae.
• Les éventuelles possibilités de financement par l’entreprise. Il y a 2 cas de figure : soit l’entreprise budgétise une enveloppe de financement pour les formations professionnelles , soit elle demande une prise en charge de la formation à son OPCO.
Les OPCO financent le plan de développement des compétences pour les entreprises de moins de 50 salariés. Pour identifier l’OPCO auquel l’entreprise est rattachée, il faut consulter le site du ministère du Travail. En cas de doute, il ne faut pas hésiter à se rapprocher de l’ancien OPCA pour connaître l’OPCO de rattachement.
Il y a 5 phases clés pour que l’entretien annuel soit réussi :
1/ L’autoévaluation du collaborateur
Le collaborateur réalise son autoévaluation et écrit des commentaires pour chaque objectif professionnel et de développement des compétences puis il fait son bilan de l’année écoulée. Il va aussi réfléchir et proposer à son Manager des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel) pour cette nouvelle année. Une fois complété, il soumet le formulaire à son Manager pour examen et commentaires.
2/ L’évaluation du Manager
À la réception du formulaire, le Manager prend le temps de lire attentivement chaque point et ajoute ses commentaires. Il attribue une évaluation pour chacun des objectifs en fonction des résultats du collaborateur sur l’année qui vient de se terminer. Enfin, il prend en considération la proposition du collaborateur et guide les objectifs de l’année à venir en fonction de la stratégie, des priorités et des attentes de l’entreprise puis il définit les compétences essentielles à sa fonction et l’entreprise.
3/ La validation hiérarchique
Généralement, le Manager a un supérieur hiérarchique qui peut être le Patron en lui-même ou un Directeur. Si tel est le cas, le formulaire est également envoyé au Manager de 2nd niveau pour révision des évaluations et l’ajout d’un commentaire si nécessaire.
4/ L’entretien entre le Manager et le collaborateur
Une fois les bilans complétés par le Manager, il fixe la date et l’heure de l’entretien et en informe son collaborateur. Cette rencontre avec le collaborateur a pour objectif d’échanger sur la performance et le développement des compétences. En amont de cet entretien, le collaborateur et le Manager préparent des notes pour ne rien oublier lors de l’échange : questions, difficultés, propositions, remarques, etc. D’une manière générale, cet échange a pour objectif de parler des objectifs, la façon de les atteindre puis de valider les objectifs de l’année suivante.
5/ La signature du formulaire
Même si cela n’est pas obligatoire, une fois l’entretien annuel réalisé, il est important de transmettre le bilan complété au collaborateur. Idéalement, le Manager signe sa partie et demande au collaborateur de signer le formulaire en retour afin de valider les informations contenues dans celui-ci. Attention, le collaborateur n’est pas tenu de le signer. Il n’y a aucune obligation et l’entreprise ne peut pas le sanctionner pour le motif qu’il a refusé de signer son bilan annuel. Une copie de la version définitive sera envoyée au collaborateur et l’originale sera archivée par les RH.
La point à mi-année
Réalisé à mi-parcours entre juin et août, ce point sert à identifier et éliminer les obstacles en cas de stagnation et d’apporter des solutions. Cet entretien est individuel et de courte durée : entre 30 et 45 minutes. Le point à mi-année est trop souvent négligé par les Managers alors qu’il est essentiel dans la réussite des objectifs. Il sert notamment à :
• Réaliser un suivi rapide et personnalisé
• Corriger les actions mises en œuvre
• Accompagner dans la réalisation des objectifs
• Apporter un feedback et échanger sur les difficultés
• Féliciter sur les bons résultats et/ou encourager l’effort
• Ajuster les objectifs si nécessaire
• Faire le point sur les compétences développées
• Assurer que le cap final est maintenu
Une bonne communication
Les collaborateurs doivent être informés en amont de la mise en œuvre d’un entretien annuel ainsi que ces méthodes d’évaluation professionnelles. Cela veut dire que l’entreprise ne peut pas décider du jour au lendemain de mettre en place un bilan annuel sans informer les collaborateurs. Il est conseillé d’informer les collaborateurs du souhait de mettre en place un bilan annuel par email ou dans un compte rendu de réunion au moins 2 mois avant. Ensuite, il faudra suivre un processus de communication clair : partage de la trame, délai, revu, etc.
Que cette nouvelle année rime avec réussite professionnelle !
Christelle Mokdad
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